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10 Jun 2021

Part-Time

Administrative Manager / Direction Administrative

Canadian Dance Assembly / L’Assemblée canadienne de la danse  ~, Canada

Job Description

Canadian Dance Assembly – Work with us!

Title: Administrative Manager

Term: Part-time, long term

Hours of work: 15 hours/week

Compensation: $20,000 per year

Reports to: Executive Director

Start Date: August 9, 2021

Other Benefits: Flexible work hours, professional development/training opportunities, paid vacation time

We are committed to reflecting the diversity of our community and our country. In order to ensure respect and equity in employment, CDA invites applications from and strongly encourage/prioritize submissions from individuals of all genders, cultures, ethnicities, sexual orientations, and abilities as well as all persons at the intersections of these groups. We are committed to providing reasonable accommodations for persons with disabilities in all parts of the hiring process. If you require any accommodations in the application process, please contact info@dancecanada.net.

Overview of the Position

Reporting to the Executive Director, this position’s primary responsibility is ensuring organizational effectiveness by providing support for the organization’s administration, operations, and financial management. The Administrative Manager will work closely with the Executive Director to ensure key financial objectives are being met and that reporting and charitable requirements are met. Our team collaborates regularly and supports shared learning for everyone to contribute ideas and develop their knowledge and skills.

Key Responsibilities and Duties

Financial

  • Manage the day-to-day financial processing and invoicing of the organization alongside bookkeepers Young & Associates
  • Maintain the financial reporting system and complete monthly reports and deposits
  • Prepare and monitor cash flow and year end forecasts
  • Prepare annual and multi-year budgets, with the Executive Director
  • Issue and track charitable gift receipts with the support of staff and use database CRM software (sumac)
  • Work with the Executive Director to implement a national donation campaign and other fundraising initiatives
  • Write grant applications alongside the Executive Director
  • Support Director of Membership in annual member renewal campaign

Operations

  • Prepare and maintain corporate records
  • Supervise the recording of National Council and committee meeting minutes and maintain records
  • Oversee periodic computer system upkeep; maintain office systems, and equipment
  • Coordinate volunteers and hiring of new staff and contractors
  • Alongside Executive Director prepare contracts and update organizational policies
  • Manage smooth operations of organization

Administration

  • Filing, mail
  • Monitor general phone and email line and respond or forward inquiries as necessary
  • Represent CDA at community events, performances, and conferences
  • Assist other support staff in programming as required

Competencies

  • Bilingual (French and English) is essential.
  • Teamwork
  • Adaptability
  • Interpersonal skills (empathy, care, patience, listening skills, etc.)
  • Autonomy
  • Detail-oriented

Qualifications

  • Ability to work effectively both independently and in a team environment
  • Ability to develop and achieve programming goals within budget
  • Comfort in managing multiple projects and timelines
  • Has an understanding and appreciation of the multifaceted Canadian dance community
  • 3+ years experience in a non-profit, or equivalent training and experience, and/or undergraduate degree in a related discipline
  • Experience with financial management and budgeting
  • Knowledge of the performing arts, cultural, non-profit, and/or dance sector
  • Comfortable with a remote/digital work environment and cloud-based systems (including QuickBooks Online, Excel, OneDrive, Zoom)
  • Strong written communication skills (English and French) and experience in grant writing
  • Works from an equity seeking lens and awareness, with interests in lateral leadership and flattening of hierarchies

Working Environment

We offer a flexible work environment. Currently all staff are working remotely from home in keeping with the current public health measures, and on-going remote work is possible. Some evening or weekend work for events may be required, and travel may be required (only when appropriate).

We offer flexible working hours, time off in-lieu of any overtime worked, performance tickets, professional development opportunities, and access to Arts & Entertainment Health Plan (CDA will cover 100% of the monthly premiums).

Please note we are accepting applications outside of Toronto as we have transitioned to a digital work environment.

Interested candidates should submit a resume and cover letter to Karla Etienne by June 18th to info@dancecanada.net

CDA thanks all candidates for their interest. All applicants will receive an email confirming we have received their application; only those selected for interviews will be contacted again.


Titre : Direction administrative

Modalités : Temps partiel à long terme

Heures de travail :  15 heures par semaine

Rémunération : 20 000 $ par année

Relève de :  Directrice générale

Début : 9 août 2021

Autres avantages : Horaire souple, possibilités de perfectionnement professionnel et de formation, paye de vacances

Nous sommes résolu.e.s à refléter la diversité de notre secteur et de notre pays. Pour veiller au respect et à l’équité en matière d’emploi, l’ACD invite et encourage fortement les candidatures de personnes de tous les genres, de toutes cultures, de tous groupes ethniques, de toutes orientations sexuelles et de toutes capacités, ainsi que de toutes les personnes se situant à l’intersection de ces groupes, auxquels elle accordera la priorité. Nous sommes déterminé.e.s à offrir des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes ayant un handicap, et ce à toutes les étapes du processus d’embauche. Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour présenter votre candidature, veuillez communiquer avec nous à l’adresse info@dancecanada.net.

Aperçu du poste

Relevant de la directrice générale, le ou la titulaire du poste a comme principale responsabilité de veiller à l’efficacité de l’organisme et, pour y arriver, de fournir un soutien en matière d’administration, de gestion financière et d’opérations. La directrice administrative ou le directeur administratif est appelé.e à travailler étroitement avec la directrice générale pour s’assurer que les objectifs financiers essentiels sont atteints et que les exigences en matière de rapports régissant les organismes subventionnaires sont respectés. Notre équipe travaille en étroite collaboration et soutient l’apprentissage partagé de manière à ce que chacun.e puisse communiquer ses idées et développer ses connaissances et aptitudes.

Responsabilités et fonctions principales

Finances

  • Gère au quotidien les opérations financières et la facturation en collaboration avec Young and Associates pour la tenue de livres,
  • Tient à jour le système de rapports financiers et complète les rapports et dépôts mensuels,
  • Prépare et surveille la trésorerie et les prévisions de fin d’exercice,
  • Prépare les budgets annuels et pluriannuels avec la directrice générale,
  • Émet des reçus pour fins d’impôt pour les dons de charité avec le soutien du personnel et au moyen du logiciel Sumac de gestion des relations avec la clientèle.
  • Travaille avec la directrice générale à mener la campagne nationale de souscription et d’autres initiatives de levée de fonds,
  • Rédige des demandes de subventions en collaboration avec la directrice générale,
  • Soutient la gestionnaire des adhésions dans le cadre de la campagne annuelle de renouvellement des adhésions.

Opérations

  • Prépare et tient à jour les dossiers de l’organisme,
  • Supervise la prise de notes pour les procès-verbaux du Conseil national et des comités, et tient les dossiers à jour,
  • Surveille la maintenance périodique du système informatique, maintient les systèmes d’organisation du travail de bureau ainsi que l’équipement,
  • Coordonne les bénévoles et l’embauche de nouveaux employé.e.s et sous-traitant.e.s,
  • De concert avec la directrice générale, prépare des contrats et met les politiquesorganisationnelles à jour,
  • Gère les opérations de l’organisme de manière à en assurer le bon fonctionnement.

Administration

  • Classement, courrier
  • Surveille les demandes de renseignements généraux par téléphone et par courriel, y répond ou les fait suivre au besoin,
  • Représente l’ACD à des activités du secteur, à des spectacles et à des conférences,
  • Aide les autres employé.e.s de soutien aux programmes, au besoin.

Compétences

  • Bilinguisme (français-anglais) essentiel.
  • Esprit d’équipe
  • Adaptabilité
  • Entregent (empathie, souci d’autrui, patience, écoute, etc.)
  • Autonomie
  • Souci du détail

Titres et qualités

  • Capacité de travailler efficacement de façon indépendante et au sein d’une équipe
  • Capacité d’élaborer et de réaliser les objectifs des programmes dans le cadre des budgets impartis
  • Aisance dans la gestion de projets et d’échéances multiples
  • Compréhension et appréciation du secteur complexe de la danse au Canada
  • Au moins trois ans d’expérience au sein d’un organisme sans but lucratif ou formation et expérience équivalentes, ou grade universitaire de premier cycle dans une discipline connexe
  • Expérience de la gestion financière et des budgets
  • Connaissance des arts de la scène, de la culture, du secteur sans but lucratif ou de la danse
  • Aisance dans un environnement virtuel et numérique et avec des systèmes de la nuagique (notamment QuickBooks Online, Excel, OneDrive, Zoom)
  • Solides compétences en communication écrite (en anglais et en français) et expérience de la rédaction de demandes de subventions
  • Prise en compte du point de vue des groupes d’équité, avec un intérêt particulier pour le leadership horizontal et le nivellement des hiérarchies

Milieu de travail

Nous offrons un milieu de travail souple. Présentement, le personnel fonctionne en télétravail à partir de la maison, conformément aux mesures de santé publique; il se peut que le télétravail se poursuive. Le ou la titulaire du poste pourrait être appelé.e à travailler le soir ou les fins de semaine, et à voyager (une fois que ce sera possible).

Nous offrons la souplesse des heures de travail, des congés compensatoires en contrepartie des heures supplémentaires, des billets de spectacles, des possibilités de perfectionnement professionnel et la souscription au régime Arts et spectacle (l’ACD assume 100 % des primes mensuelles).

Veuillez prendre note que nous acceptons les candidatures de l’extérieur de Toronto étant donné que nous sommes en télétravail.

Les personnes intéressées sont invitées à faire parvenir leur curriculum vitae et une lettre de présentation à Karla Etienne au plus tard le 18 juin à l’adresse info@dancecanada.net.

L’ACD remercie toutes et tous les candidat.es. Chaque personne recevra un accusé de réception. Seules les personnes retenues pour des entrevues seront sollicitées par la suite.

Canadian Dance Assembly – Work with us!

 

Part-Time Job in Arts and Culture:
Administrative Manager / Direction Administrative
Canadian Dance Assembly / L’Assemblée canadienne de la danse
 ~, Canada
https://artjobs.artsearch.us/job/administrative-manager-direction-administrative/

Job Categories: Arts and Culture. Job Types: Part-Time. Job Tags: administration, Canada, dance, finance, and manager. States: -- Canada.


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